Durante mucho tiempo, las empresas y corporaciones de todo el mundo han utilizado Excel como herramienta de gestión de inventario. Pero a medida que se introducen muchos software de gestión de inventario dedicados, se cuestiona la viabilidad de Excel para esta tarea.
Aunque Excel es un programa muy útil, ¿es suficiente para la gestión de inventario? Para responder a esta pregunta, comparemos la gestión de inventario de Excel con el software de gestión de inventario.
Por qué muchas empresas usan Excel para la gestión de inventario
Excel es básicamente un programa de hoja de cálculo que utiliza cuadrículas de celdas para ayudar a consolidar, organizar y calcular datos rápidamente. Sin embargo, va más allá de la aritmética básica: Excel tiene plantillas y funciones para la gestión de proyectos , la contabilidad, la previsión y otras tareas profesionales. Es por eso que también es la aplicación de gestión de inventario de muchas empresas.
Excel tiene una barrera de entrada baja porque es económico. Solo necesita comprar una licencia para Microsoft Office y estará listo para comenzar.
Además, Excel es muy versátil. Puede personalizarlo de acuerdo con sus requisitos únicos y agregar macros, fórmulas y plantillas.
6 inconvenientes de la gestión de inventario en Excel
1.Proceso que consume mucho tiempo y falta de automatización
Las empresas más grandes manejan inventarios más extensos, que deben documentarse manualmente en Excel. Desde la entrada y actualización de datos hasta la organización y revisión, la gestión de inventario de Excel le cuesta a la empresa mucho trabajo manual y tiempo.
2.Mayor posibilidad de errores humanos
Otro problema con la entrada manual de datos es la posibilidad de errores humanos. Si bien tales errores a menudo se pueden evitar a menor escala, los errores humanos son casi inevitables cuando se trata de una afluencia masiva de datos de múltiples fuentes.
3.Falta de actualizaciones en tiempo real
La gestión eficaz del inventario exige datos en tiempo real para una toma de decisiones rápida y precisa. Sin embargo, eso es imposible con Excel ya que debe actualizar manualmente la hoja de cálculo después de cada envío o producto vendido. Incluso con el personal más comprometido interesado en las existencias y suministros disponibles, sus datos de Excel a menudo estarán un paso atrás.
4.Colaboración limitada
La colaboración eficaz es esencial para la gestión de inventario, ya que trata con datos de múltiples fuentes. Hay pocas funciones de colaboración en Excel además de compartir libros, comentar y complementos de terceros. Sin embargo, la actualización simultánea de los datos de inventario es una molestia en Excel.
5.Falta de seguridad e historial de datos
En cualquier negocio, múltiples partes interesadas necesitan acceso a secciones específicas de datos de inventario. Esto se vuelve problemático cuando se trabaja con Excel porque no ofrece acceso basado en funciones. Una persona con acceso a la hoja de cálculo del inventario puede acceder a ella por completo o no acceder a ella, lo que dificulta la protección de la información confidencial de la empresa.
¿Por qué cambiar a un software de gestión de inventario?
Si tiene problemas al administrar su inventario con Excel, es hora de cambiar al software de administración de inventario. A diferencia de Excel, este software está diseñado específicamente para la gestión de inventario y combina a la perfección todos los aspectos de la gestión de inventario, como los canales de venta, el reabastecimiento y el almacenamiento.
5 ventajas del software de gestión de inventario sobre Excel
1.La automatización ahorra tiempo y recursos a la empresa
El software de gestión de inventario automatiza la gestión de inventario utilizando tecnología RFID o lectores de códigos de barras. También automatiza la reordenación.
La automatización del proceso hace que las cosas sean manejables, ahorrando tiempo y recursos a la empresa.
2.Datos más confiables
Al automatizar la mayoría de los aspectos de la gestión de inventario, el software de gestión de inventario minimiza las posibilidades de errores humanos. No solo hace que los datos adquiridos sean más confiables, sino que también reduce el tiempo y los recursos que se dedican a auditar y corregir errores.
3.La integración del sistema se convierte en una brisa
El software de gestión de inventario puede integrarse con otros departamentos de su empresa, como compras, ventas, cuentas, etc. Esta integración perfecta evita que las empresas recopilen manualmente datos de varios departamentos y los consoliden en un libro de Excel.
4.Previsión y planificación más sencillas
En cualquier momento, está al tanto de sus niveles de inventario en múltiples ubicaciones, órdenes de compra y más. La previsión y la planificación se vuelven más fáciles y precisas con la ayuda de datos accesibles en tiempo real.
5.Mayor seguridad de datos con acceso basado en roles
A diferencia de Excel, el software de gestión de inventario proporciona acceso basado en funciones. Los administradores pueden asignar roles con diferentes permisos y niveles de accesibilidad.
Las aplicaciones de gestión de inventario ayudan a escalar su negocio
Con el software de administración de inventario, las empresas pueden administrar mejor sus inventarios al automatizar el proceso, eliminar el error humano y mejorar la colaboración. Sin embargo, la automatización no debe limitarse a la gestión de inventario. Las empresas siempre deben esforzarse por mejorar la eficiencia y la rentabilidad mediante la automatización de varios aspectos del negocio.
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